Dans Acuna, les enregistrements de preuves suivent quatre états : Brouillon (en cours de compilation), Soumis (envoyé pour approbation), Approuvé (verrouillé et horodaté) et Expiré (plus en vigueur). Chaque enregistrement capture les dates de collecte, de revue et d’expiration, prend en charge les pièces jointes versionnées et peut être relié à plusieurs contrôles avec des notes par lien. Les approbateurs reçoivent des notifications et peuvent demander des modifications avant d’accepter. Les preuves approuvées contribuent aux métriques d’efficacité des contrôles et de préparation aux audits. Les preuves expirées sont signalées visuellement et ne peuvent pas être supprimées sans l’approbation d’un administrateur, préservant ainsi la piste d’audit.